Cómo mejorar la productividad en el trabajo

La productividad es el santo grial de toda empresa o manager con empleados a su cargo. Sin embargo el ser humano no es un máquina y por tanto hay que aplicar técnicas humanas para que las personas respondan adecuadamente y mejoren su productividad. 

La necesidad mejorar la productividad de los empleados es una realidad que casi ningún negocio puede ignorar. Sin embargo, es inevitable enfrentarse antes o después a factores que pueden reducir o eliminar la motivación de los empleados y que esto afecte a su productividad.

Para conseguir este objetivo tienes que conseguir eliminar el mayor número posible de aquellos factores que lastran la productividad de los trabajadores e implementar el mayor número posible de aquellas estrategias que la potencian.

1. Reduce los factores desmotivantes al maximo

Como acabamos de mencionar es clave identificar a los elementos desmotivadores en el puesto de trabajo. 

Es imprescindible observar cuidadosamente el entorno de trabajo en busca de áreas problemáticas que afecten adversamente la motivación de los empleados. Los desmotivantes más comunes incluyen personas tóxicas, personalidades conflictivas, falta de visión organizacional, ausencia de oportunidades para el desarrollo profesional, sistemas de comunicación deficientes, estilos de gestión autocráticos y la sensación de falta de aprecio.

2. Utilizar la Gamificación para motivar

La motivación es un factor clave a la hora de garantizar la productividad. Los empleados desmotivados se aburren, especialmente cuando se trata de rutinas monótonas. Del mismo modo, los empleados que carecen de motivación pueden no tener el entusiasmo para completar tareas desafiantes. 

Una manera efectiva de motivar a los empleados es mediante el uso de técnicas de gamificación. Las tareas como completar informes o aportar ideas para proyectos y cambios de políticas se pueden gamificar para hacerlas más atractivas, emocionantes o interesantes.

La gamificación consiste en el uso de insignias, recompensas, tablas de líderes o clasificaciones, puntos, desafíos y otros elementos procedentes de los juegos para que las tareas repetitivas y cuantificables sean más atractivas y desafiantes. 

Existen multitud de plataformas de gamificación empresarial que se pueden integrar incluso con sistemas de ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) y CRM (administración de la relación con los clientes) u otras aplicaciones empresariales existentes, lo que hace que sea más fácil para los empleados utilizarlas y salir adelante en el juego. 

Estos sistemas de gamificación son muy variadas y fácil de implementar en tu empresa y se ha demostrado su efectividad tanto para aumentar la motivación como la productividad, ya que ambas van de la mano.

3. Establecer objetivos claros y proporcionar feedback

Los empleados o el personal estarán más motivados si saben lo que se espera exactamente de ellos. Establecer objetivos claros, detallados y fáciles de comprender así como tener una visión de la compañía proporciona una guía para todos. 

Los objetivos a corto plazo, en particular, son eficaces para alentar a los empleados a gestionar su propio tiempo en la realización de tareas para cumplir los objetivos. Además, es importante proporcionar feedback a los empleados o mostrarles que se les está supervisando.

Los logros de los empleados deben reconocerse, mientras que los errores o fallas en el cumplimiento de los objetivos deben abordarse inmediatamente. Las buenas prácticas de gestión pueden mejorar y ayudar a mantener la productividad de los empleados.

4. Usa la tecnología de manera responsable

Negarse a aprovechar los avances tecnológicos es hoy en día un locura para cualquier empresa. Hay muchas tecnologías que aumentan significativamente la productividad en un lugar de trabajo. 

Un uso apropiado de la tecnología no consiste únicamente en tener ordenadores y una conexión a Internet en la oficina. Es importante estudiar y utilizar las diferentes soluciones de hardware y software que existen para tu negocio en concreto y utilizar aquellas que pueden mejorar la productividad de tus empleados.

Las aplicaciones colaborativas como Asana pueden ser muy efectivas para hacer que los empleados sean más productivos, especialmente para organizaciones con estructuras geográficamente distribuidas. 

Algunos empleados mejoran su productividad y motivación si se les permite trabajar en lugares que les resulten más cómodos, como sus propios hogares. En otros casos, acudir al lugar de trabajo es simplemente demasiado caro o ineficiente, y en este caso el teletrabajo o incluso el trabajo conjunto en espacios de coworking puede ser una gran solución (Enlace a home).

El aumento de la movilidad y la flexibilidad puede por tanto mejorar la productividad. Sin embargo, es importante evitar que se reduzca demasiado la fina línea entre la vida personal y profesional. Se debe respetar el equilibrio entre el trabajo y la vida y por ello cada vez más muchos empleados remotos deciden acudir durante su jornada laboral a un espacio de coworking para no trabajar desde casa.

5. Establecer una metodología y fomentar el desarrollo profesional

En todo negocio es necesario establecer unas metodologías. Los empleados deben estar familiarizados con lo que la compañía espera de cada uno de ellos. Necesitan saber qué tienen que hacer exactamente así como hasta dónde se extienden sus funciones. Sin objetivos claros o explícitos, las personas tienden a buscar excusas cuando no logran los objetivos. Es muy importante dejar claro desde el primer momento lo que se espera de cada uno de los empleados y cómo deben hacerlo.

Además, es importante tener en cuenta las necesidades de los empleados y brindarles oportunidades para crecer personal y profesionalmente. Lo normal es que todos los empleados busquen crecer y no quieran estancarse, en caso contrario es necesario promover el crecimiento. 

Es importante que los empleados exploren otras habilidades relacionadas con su puesto para que puedan progresar y crecer dentro de la empresa. Si no se ayuda a los empleados a desarrollarse profesionalmente puede que busquen este crecimiento y motivación en otra compañía.

6. Comunicarse de manera efectiva y eficiente

La comunicación, sin duda, es un aspecto crucial de toda empresa y de toda relación humana. Sin un sistema eficaz de comunicación en la empresa, será más difícil alcanzar los objetivos deseados. La comunicación va más allá de una simple llamada o una conversación. Se trata de diseñar y utilizar sistemas de comunicación que sean apropiados para las necesidades de una empresa.

Una comunicación eficaz y eficiente significa que los empleados deben conocer la jerarquía dentro de la empresa y deben con quién hablar en cada momento para conseguir sus objetivos.

Conclusión

Obviamente mantener y mejorar la productividad en el lugar de trabajo no siempre es fácil de lograr, pero el resultado puede ser de gran magnitud comparado con el relativo poco esfuerzo que requiere.

Las tres claves más importantes que debemos recordar son: la necesidad de motivar a los empleados, la participación proactiva de los jefes, y el uso adecuado de las nuevas tecnologías y sistemas de productividad que ayudan enormemente a los empleados a hacer su trabajo de manera más eficiente.